Funktionsumfang · Stand Oktober 2026
Keine versteckten „Enterprise“-Features, die nur in der teuren Lizenz freigeschaltet sind. Eine Version, ein Preis, alle Module drin.
Auswahlprozess
Vom Eingang bis zur Entscheidung in festen Stufen: Neu, In Sichtung, Interview, Angebot — dann Eingestellt oder Abgelehnt. Ab dem Interview geht es bei Bedarf einen Schritt zurück, abgeschlossene Bewerbungen lassen sich wieder öffnen — beides steht im Verlauf.
Das Board zeigt Sichtung, Interview, Angebot und Geschlossen als Spalten, die Tabelle sortiert nach allem. Gefiltert wird in einer Leiste: Stelle, Stellen-Status, Stufe, Stand und Eingang (heute, 7, 30 oder 90 Tage) — am Handy als eigener Dialog. Ansicht und Filter stehen in der Adresse, Lesezeichen funktionieren.
Bei jedem Schritt nach vorn und bei jedem Abschluss legst du im selben Dialog fest, ob der Bewerber davon erfährt: mit dem mitgelieferten Text, einer freigegebenen Vorlage oder eigenen Worten — vorher als Vorschau. Bei Absage und Einladung ist die Nachricht vorausgewählt; wer keine schickt, wird gewarnt.
Der Wechsel nach „Interview“ verlangt einen Termin mit Datum, Uhrzeit und Ort; die Einladung entsteht im selben Schritt. Eine zweite Runde legst du im Interview direkt an. Der Bewerber sieht seine Termine im Portal und bekommt jeden zusätzlich per E-Mail.
Sterne von jedem im Team, Kommentare und die Bewertungskriterien deines Unternehmens in Prozent — etwa Fachwissen oder Kommunikation — mit Gesamtwert. Bewerber sehen davon nichts.
Auf einen Blick: Stand, Bewertung, nächster Termin, Kontakt. Dahinter Unterlagen, Profil, Bewertung, Postfach, Gespräche und Verlauf — wer hat wann welchen Stand gesetzt. Nachrichten und Antworten liegen an der Bewerbung statt im Outlook-Ordner einer Kollegin. Vor und zurück (oder mit j und k) geht es durch die gefilterte Liste.
Stellen im Editor schreiben, für einen Termin planen, pausieren, schließen — Bewerbungsfrist und Veröffentlichungsende greifen von selbst. Je Stelle ein Fragenkatalog mit Auswahl- und Pflichtfragen, und die Stelle zeigt, wie viele Bewerbungen in welcher Stufe stehen.
E-Mail-Vorlagen
Vorlagen für neun Anlässe, von der Eingangsbestätigung bis zur Zusage. Name, Stelle, Gesprächstermin und Absender setzt das BewerberTool beim Versand selbst ein.
Absage, Einladung zum Gespräch, Eingangsbestätigung, Zwischenbescheid, Angebot, Zusage, Nachricht, Serienbrief und Information zum Bewerberpool. Jede Vorlage gehört zu ihrem Anlass — der Statuswechsel bietet nur die passenden an.
Kurz und sachlich, ausführlich, persönlich, formell oder mit nächsten Schritten: 45 mitgelieferte Vorlagen als Ausgangspunkt. Übernehmen, anpassen, freigeben — oder mit einem leeren Formular beginnen.
Rund 50 Felder in neun Gruppen — Bewerber, Stelle, Unternehmen, Gesprächstermin und mehr — landen per Klick an der Cursorposition. Die Vorschau zeigt den Text mit Beispielwerten, Warnungen nennen Felder, die der Anlass nicht füllen kann.
Jede inhaltliche Änderung wird eine neue Version im Entwurf. Verschickt wird nur, was freigegeben ist — mit Name und Zeitpunkt. Ältere Fassungen holst du aus der Versionshistorie zurück.
Die Standardvorlage eines Anlasses ist im Dialog vorausgewählt. Bei der Eingangsbestätigung heißt Standard: Sie geht nach jeder eingereichten Bewerbung automatisch raus.
Ein Text an viele: an ausgewählte Kandidaten aus dem Bewerberpool oder an alle eingereichten Bewerbungen, die der Filter gerade zeigt — je Empfänger mit den eigenen Werten gefüllt. Die Vorschau zeigt den ersten Empfänger, bevor etwas rausgeht.
Bewerberpool
Leute von der Messe, Empfehlungen, starke Bewerber aus der letzten Runde: Der Bewerberpool hält sie für passende Stellen bereit — mit Rechtsgrundlage, Löschdatum und Information der Betroffenen, statt in einer Tabelle auf dem Netzlaufwerk.
Datei hochladen, die Spalten werden erkannt (deutsch und englisch), Vorschau und Befunde mit Zeilennummern prüfen, importieren. Dubletten und gesperrte Adressen bleiben draußen. Bis 5.000 Zeilen je Datei; gespeichert wird nur ein Nachweis, nie die Datei selbst.
Jeder Kandidat braucht eine Rechtsgrundlage mit Nachweis — Einwilligung, berechtigtes Interesse oder frühere Bewerbung — und ein Löschdatum: 180 Tage als Vorgabe, höchstens 365. Am Stichtag löscht das System selbst.
Jeder neue Kandidat bekommt automatisch die Datenschutzinformation: wer was speichert, wozu, bis wann und mit welchen Rechten. Mit deiner eigenen, freigegebenen Vorlage oder dem mitgelieferten Text.
Jede Mail an Kandidaten trägt einen Widerspruchslink. Link öffnen, bestätigen — ohne Anmeldung —, und der Kontakt ist gelöscht; die Adresse kommt auf eine Sperrliste — gespeichert nur als Prüfsumme —, damit sie nicht wieder importiert wird.
Export je Kandidat als Datei für die Auskunft nach Art. 15, Berichtigen im Formular, Löschen auf Knopfdruck — auf Wunsch mit Sperre der Adresse. Felder für besondere Kategorien nach Art. 9 gibt es bewusst nicht.
Kandidaten für Stellen vormerken und per Serienbrief zur Bewerbung einladen, mit Link auf die Stelle. Der Stand wandert von Vorgemerkt über Angeschrieben bis Beworben — Letzteres setzt das System, sobald sich der Kandidat bewirbt.
Qualitätsmanagement
Das BewerberTool ersetzt kein QM-System. Es liefert gelenkte Abläufe und die Nachweise, auf die sich deins im Recruiting stützen kann. Protokoll und Kennzahlen sieht die Leitung.
Wer hat wann was getan: Vorlagen geändert und freigegeben, Kandidaten importiert und gelöscht, Serienbriefe verschickt, Rechte vergeben. Einträge lassen sich nicht nachträglich ändern, tragen keine Namen oder Adressen von Kandidaten und bleiben zwei Jahre. Filtern und als CSV exportieren — fürs Audit.
Eingänge, Funnel und Durchlaufzeit je Stufe, Time-to-Hire, Reaktionszeit bis zum ersten Statuswechsel, Absagequote, Anteil informierter Bewerber und Kandidaten, offene Bewerbungen älter als 7, 14 oder 30 Tage. Für 30, 90 oder 365 Tage oder das laufende Jahr, auf Wunsch je Stelle.
E-Mail-Vorlagen sind gelenkte Dokumente im Sinne von ISO 9001, Kapitel 7.5: Versionen, Freigabe mit Person und Zeitpunkt, frühere Fassungen wiederherstellbar. Statuswechsel sind je Bewerbung nachvollziehbar.
Welche Normanforderung welche Funktion abdeckt, der Auswahlprozess als Prozessbeschreibung, das Änderungsmanagement der Software und eine Vorlage für den Eintrag des Bewerberpools ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Team und Rechte
Inhaber, Writer und Reader als fertige Rollen — oder Rechte einzeln vergeben: Stellen, Bewerbungen, Vorlagen, Bewertungskriterien, Bewerberpool, Mitarbeiter, Firmenprofil, Abrechnung, Qualitätsmanagement. Neue Kollegen lädt der Inhaber per Mail ein.
Wer eine Stelle beobachtet, erfährt von neuen Bewerbungen, Statuswechseln, Terminen, Bewertungen, Kommentaren und Antworten. Wer sie anlegt, beobachtet automatisch; beobachtet niemand, sagt es die Stelle.
Die Mail nennt Betreff, Stelle, Bewerber und einen Link, nie den Text einer Nachricht oder eines Kommentars — der steht erst nach der Anmeldung da. Niemand bekommt Post über die eigene Aktion, und jede Gruppe (Postfach, Bewerbungen, Stellen) lässt sich in den Einstellungen abschalten.
Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App und Passkeys. Die Daten jedes Unternehmens sind strikt voneinander getrennt.
Für Bewerber
Bewerber legen ein eigenes Konto an: einmal Profil und Unterlagen pflegen, dann Stelle für Stelle bewerben und jederzeit sehen, wo die Bewerbung steht.
Jede veröffentlichte Stelle hat eine eigene Adresse zum Teilen und Verlinken — etwa von deiner Karriereseite. Dazu eine öffentliche Stellensuche und dein Firmenprofil mit Logo, Beschreibung, Adresse und deinen offenen Stellen.
Profil, deine Fragen, Unterlagen, Anmerkung, Datenschutz — ein Schritt nach dem anderen, jederzeit unterbrechbar. Die Unterlagen werden im Stand der Abgabe an der Bewerbung gesichert.
Bewerber sehen alle eigenen Bewerbungen als Kacheln oder Tabelle, mit Stand, Frist und Gesprächsterminen, antworten im Postfach der Bewerbung und ziehen eine Bewerbung mit einem Klick zurück. Interne Stufen und Bewertungen sehen sie nicht.
Bewerber laden ihre Daten selbst herunter — Profil, Bewerbungen, Nachrichten, Termine — und löschen ihr Konto selbst.
Konto, Darstellung, Mobil
Alles, was das eigene Konto betrifft, steht an einem Ort: Farbschema, E-Mail-Hinweise, E-Mail-Adresse, Passwort, Zwei-Faktor, Passkeys und die eigenen Daten.
Was bewusst nicht drin ist
Die folgenden Funktionen werden regelmäßig nachgefragt. Sie sind nicht geplant. Wenn du sie zwingend brauchst, ist BewerberTool wahrscheinlich nicht das richtige Produkt für dich.
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