Was kostet Individualsoftware wirklich? Eine ehrliche Einordnung

"Was kostet eigentlich eine Anwendung wie unsere?"

Diese Frage kommt in jedem Erstgespräch. Die übliche Antwort —
"das kommt drauf an" — ist nicht falsch, aber nutzlos. Was ich
stattdessen mache: Aufklärung darüber, worauf es ankommt, was die
realistischen Größenordnungen sind und welche Kosten man typisch
unterschätzt.

Dieser Post ist eine ehrliche Einordnung. Dazu gehört auch ein
kostenloser Excel-Kalkulator zum Download, mit dem du dein konkretes
Vorhaben selbst überschlagen kannst.

Warum die Frage selten ehrlich beantwortet wird

Drei strukturelle Probleme bei dieser Frage:

Anbieter haben Anreiz zu niedrig zu schätzen. Wer ein "Festpreis-
Angebot Individualsoftware: 80.000 EUR" reinpackt, gewinnt die
Ausschreibung. Im Projekt kommen dann die Change-Requests, am Ende
zahlt der Kunde 180.000 — aber unterschrieben hat er bei 80. Das ist
die Big-Project-Trap: niedrige Einstiegsschätzung, hohe Realität.

Kunden wollen eine Zahl, bevor Anforderungen klar sind. Verständlich
— ohne grobe Größenordnung kann man keine Budget-Diskussion führen.
Aber die Anforderungen sind zu Beginn vage. Eine zu enge Antwort ist
geraten; eine zu breite Antwort ist nicht entscheidungsrelevant.

Reale Range ist sehr breit. Nicht Faktor 2, sondern Faktor 10. Die
gleiche Anwendungs-Idee — "wir wollen eine Web-App für unser internes
Reporting" — kann je nach Komplexität, Schnittstellen und Compliance
zwischen 20k EUR und 500k EUR kosten. Das ist nicht Streuung; das
ist echte Unsicherheit.

Was kann man trotzdem tun? Die Treiber kennen und diskutieren — vor
der Zahl.

Die echten Kostentreiber

Fünf Achsen, an denen die Größenordnung sich entscheidet. Jede einzeln
ist verkraftbar, mehrere zusammen multiplizieren sich.

1. Komplexität der Domäne

Wie viele Datenobjekte hat deine Welt? Wie verflochten sind sie?

• Einfache Domäne: Kundenstamm, Aufträge, Rechnungen. 5–10 Haupt-
  Entitäten, klare Beziehungen.
• Mittlere Domäne: dazu Stundenerfassung, Projekte, Material-
  Management. 15–30 Entitäten, einige zyklische Beziehungen.
• Komplexe Domäne: Lieferketten mit mehrstufiger Genehmigung,
  Förder-Programme die mit Kunden + Projekten + Stunden + Zertifikaten
  verknüpft sind, branchenspezifische Regularien. 50+ Entitäten,
  Spaghetti-Beziehungen.

Aufwand-Faktor: komplexe Domäne kostet typischerweise das 2–4-fache
einer einfachen, bei gleicher Funktions-Anzahl.

2. Externe Schnittstellen

Jede API-Anbindung ist 5–25 Tage Aufwand. Wirklich.

• DATEV-Export: 5–10 Tage. Format ist standardisiert, Dokumentation
  ok.
• CRM-Sync (Salesforce/HubSpot): 10–20 Tage. Auth, Rate-Limits,
  Konflikt-Auflösung bei Updates.
• Banking-API (FinTS/PSD2): 15–30 Tage. Test-Umgebungen sind
  beschränkt, jedes Institut hat Eigenheiten.
• ERP-Backend (SAP, Microsoft Dynamics, Sage): 20–50+ Tage. Eigenes
  Universum, oft ist die Anbindung das eigentliche Projekt.
• Identity Provider (Azure AD / Keycloak): 5–10 Tage, plus
  Sitzungs-Management.

Aufwand-Faktor: drei nicht-triviale Schnittstellen können die
Hälfte des Gesamtaufwands ausmachen.

3. Compliance-Anforderungen

DSGVO ist die Grundlinie und in jedem Projekt zu erfüllen. Darüber
hinaus:

• Branchenspezifisch (Medizin: MDR, Pharma: GMP, Energie: KRITIS,
  Finanz: BAIT/MaRisk): jeweils 10–25% Aufschlag auf alles, weil
  Audit-Trails, Daten-Klassifizierung und Logging-Tiefe steigen.
• NIS-2 (seit 2024): zusätzliche Reporting-Pflichten bei Vorfällen,
  Risiko-Management dokumentieren, 5–15% Aufschlag.
• ISO-27001-konform: nicht zwingend "zertifiziert", aber konform —
  10–20% Aufschlag.
• Air-Gap / On-Premise: kein Aufschlag im Code, aber komplette
  Hosting-Strategie verändert sich.

Aufwand-Faktor: stark regulierte Branche kann 30–50% on top kosten.

4. UI-Komplexität

• Einfacher CRUD (Liste + Formular + Detail): wenige Tage pro
  Entität.
• Interactive Dashboards mit Echtzeit-Charts, Filtern, Drilldowns:
  pro Dashboard 10–25 Tage, je nach Datenquelle.
• Mobile-first oder Responsive auf Tablet: 30–40% Aufschlag, weil
  Touch-Interaktion + Layout-Varianten + Test-Matrix.
• Drag-and-Drop, Inline-Edit, Spreadsheet-Style: pro Feature
  15–40 Tage, oft die größten Zeit-Killer.

Aufwand-Faktor: ein anspruchsvolles UI kann den Backend-Aufwand
verdoppeln.

5. Skalierungs-Anforderungen

Wie viele User, wie viel Daten, wie kritisch ist Verfügbarkeit?

• 5–20 interne User: keine besonderen Anforderungen, eine VM reicht.
• 50–500 User: Caching, etwas Load-Balancing, Monitoring.
• 1.000+ User / öffentliches Internet: CDN, Multi-Region, Auto-Scaling,
  Performance-Tests — eigene Disziplin.
• 24/7-Verfügbarkeit, mehrere Standorte: Hot-Standby, Disaster-
  Recovery-Tests, Failover-Plan: 20–40% Aufschlag.

Aufwand-Faktor: typische KMU-Anwendung (50 User, Bürozeiten) ist
weit entfernt von "Skalierungs-Problemen". Wenn die Anforderung kommt
"falls wir mal wachsen", ist die richtige Antwort meistens:
"dann erweitern wir das System dann, jetzt bauen wir's für eure
heutige Größe".

Die typischen 4 Phasen — mit Größenordnungen

In jedem nicht-trivialen Projekt durchläufst du diese Phasen. Ihre
Aufwände addieren sich.

Konzept-Phase (2–8 Wochen)

Was passiert: Anforderungen sammeln und priorisieren, Architektur
skizzieren, Risiken identifizieren, MVP-Scope definieren.

Budget-Realität: 8.000–30.000 EUR, oft als Festpreis. Lohnt sich
fast immer — wer hier spart, zahlt in der Bauphase doppelt.

MVP-Phase (3–6 Monate)

Was passiert: erste lauffähige Version mit etwa 60% der Funktionen.
Echte Anwender benutzen sie. Feedback fließt zurück, Korrekturen
gehen direkt rein.

Budget-Realität: 40.000–150.000 EUR. Hier empfiehlt sich ein
hybrider Vertrag: Fest-Budget pro Sprint (alle 2 Wochen), Inhalt
flexibel.

Ausbau-Phase (3–12 Monate)

Was passiert: die fehlenden 40%, Verfeinerung, Performance, Edge-Cases.

Budget-Realität: 60.000–250.000 EUR. Reine Time-&-Material-Verträge
funktionieren gut, weil Anforderungen sich kontinuierlich anpassen.

Betriebs-Phase (laufend)

Was passiert: Wartung, Sicherheits-Updates, kleine Fehlerkorrekturen,
neue Anforderungen aus dem Tagesbetrieb.

Budget-Realität: typisch 15–25% des initialen Projektaufwands pro
Jahr. Eine 200k-Anwendung kostet damit 30–50k EUR/Jahr in der
Pflege. Wer das vergisst, wundert sich nach 3 Jahren, warum die
"abgeschlossene" Investition immer noch Geld kostet.

Stundensatz vs. Festpreis vs. agile Budgets

Drei Vertragsformen, jede mit eigenen Stärken und Fallen.

Stundensatz / Time & Material

Du zahlst nach Aufwand, mit dokumentierter Stunden-Erfassung.

• Stärke: ehrlichste Kosten-Auswahl. Was du bezahlst, hast du
  bekommen. Keine versteckten Puffer in der Schätzung.
• Schwäche: Risiko liegt bei dir. Wenn das Projekt schlecht
  geführt wird, zahlst du dafür.
• Übliche Sätze (DE, 2026):
  • Junior-Entwickler (extern): 80–110 EUR/h
  • Senior-Entwickler / Berater: 120–180 EUR/h
  • Architekt / Spezialist: 150–250 EUR/h
• Wann passend: vertrauenswürdige Anbieter, Anforderungen
  evolvieren, Du willst keine bösen Festpreis-Überraschungen.

Festpreis

Anbieter sagt: "Das mache ich für 120.000 EUR."

• Stärke: Planungssicherheit. Du weißt, was es kostet.
• Schwäche: trügerische Sicherheit. Das funktioniert nur, wenn der
  Scope wirklich bis ins Detail klar ist — was bei Software fast
  nie der Fall ist. Sonst landet jede Änderung in einem Change-
  Request-Prozess, der das Vertrauen zermürbt und am Ende oft teurer
  wird als T&M.
• Risiko-Aufschlag: Anbieter kalkulieren 20–40% Puffer rein. Du
  zahlst diesen Puffer in jedem Fall — auch wenn das Projekt glatt
  läuft.
• Wann passend: klare, kleine, gut umrissene Aufgaben. "Migriere
  diese Excel-Liste mit 800 Datensätzen in unsere Datenbank, mit
  Validierung gegen Stammdaten." Solche Sachen passen für Festpreis,
  ein ganzes ERP nicht.

Agile Budgets (Sprint-Budget)

Festgelegtes Budget pro Sprint (typisch 2-Wochen-Zyklen), Inhalt wird
vor jedem Sprint priorisiert. Du entscheidest gemeinsam mit dem
Anbieter, was als nächstes gebaut wird.

• Stärke: Vorhersagbarkeit der Kosten und Flexibilität bei
  Anforderungen. Du kannst nach jedem Sprint die Richtung anpassen
  oder das Projekt sauber beenden.
• Schwäche: funktioniert nur, wenn beide Seiten den agilen Ansatz
  ernst nehmen. Mit einem Anbieter, der heimlich Wasserfall fährt,
  bist du auf einem schlechten Festpreis.
• Übliche Sprint-Budgets: 15.000–40.000 EUR pro 2-Wochen-Sprint
  für ein kleines Team (1–2 Entwickler + Anteil Architekt + UI/UX
  • Projektleitung).
• Wann passend: mittelgroße bis große Projekte, längere Laufzeit,
  Anforderungen evolvieren, Anbieter ist vertrauenswürdig.

Die versteckten Folgekosten

Hier verlieren die meisten KMU-Budgets die Übersicht.

Wartung (15–25% des initialen Aufwands pro Jahr): Sicherheits-
Updates, Library-Versions-Sprünge, kleine Bugfixes. Eine 200k-Anwendung
kostet ~35k/Jahr nur um lauffähig zu bleiben.

Hosting (50–500 EUR/Monat für KMU-Größe): typisch 100–300 EUR/Monat
für eine moderne ASP.NET-Anwendung mit DSGVO-konformem EU-Hosting,
Backup-Strategie und Monitoring.

Schulung (1–3 Tage pro Anwender, oft vergessen): wer rechnet eine
neue Anwendung mit 50 Anwendern × 1 Tag × 80 EUR Mitarbeiter-Kosten =
4.000 EUR versteckter Aufwand rein für interne Einarbeitung
mit?

Weiterentwicklung (typisch 10–30% des MVP-Aufwands pro Jahr):
nach Go-Live kommen die echten Anforderungen — "können wir nicht
auch...?". Wer dafür kein Budget eingeplant hat, lebt mit einer
einfrierenden Anwendung.

Daten-Migration bei späteren Wechseln: irgendwann (in 10 Jahren?
Bei Übernahme?) wird die Anwendung abgelöst. Daten-Migration kostet
typisch 5–20% des urspünglichen Projektaufwands. Sollte mental
mitgerechnet werden.

Wann sich Individual gegenüber Standard rechnet

Drei Fragen, die du dir ehrlich beantworten musst:

1. Ist dein Prozess Standard oder Differenzierung? Wenn dein
Vertriebsprozess so läuft wie der von 5.000 anderen Mittelständlern,
nimm Pipedrive oder HubSpot. Wenn du dein Konfigurations-Spezifikum
hast, das deine Kunden bei dir kaufen lässt — dann ist Individual die
richtige Antwort.

2. Welche Standard-Lizenzkosten skalieren bei dir? Salesforce
CRM bei 50 Usern × ~150 EUR/Monat = ~90k EUR/Jahr. Eine
Individual-Lösung mit 200k Initial-Aufwand amortisiert sich in 2,5
Jahren — und du bist nicht abhängig von Salesforce-Preiserhöhungen.

3. Welche Integrationen brauchst du, die Standard nicht abdeckt?
Wenn die Antwort eine Integration ist, die täglich kritisch läuft
und für die Standard-Software 6-stellige Anpassungen will, ist
Individual oft günstiger.

Beispiel-Rechnung (vereinfacht)

Bei 5 Jahren ist Standard günstiger, bei 10 Jahren Individual. Plus:
Individual gibt dir Datenhoheit, kann jede gewünschte Schnittstelle
bedienen, und du bist nicht abhängig von einer Preiserhöhung des
Anbieters.

Die Entscheidung hängt also nicht nur am Geld — sondern am
Zeit-Horizont und an der strategischen Bedeutung der Anwendung.

Was du jetzt tun kannst

Mit dem Excel-Kalkulator oben
kannst du dein konkretes Vorhaben mit eigenen Werten überschlagen.
Eingaben für Komplexität, Schnittstellen, Compliance und User-Anzahl,
heraus kommt eine Bandbreite für die vier Projektphasen plus jährliche
Betriebskosten.

Das ist eine Hausnummer, kein Angebot. Aber sie ist gut genug, um
eine erste Budget-Diskussion mit der Geschäftsführung zu führen
oder verschiedene Anbieter-Schätzungen einzuordnen.

Wenn du danach unsicher bist, ob deine Anforderungen realistisch
zu einer Größenordnung passen — 30 Minuten Klartext-Gespräch helfen
meistens, die Bandbreite einzuengen.

→ 30 Min Klartext-Sparring

— Bernhard