Wenn ich in Erstgesprächen frage "Woran würdet ihr merken, dass die
Tabelle nicht mehr trägt?", kommen drei Standardantworten:
- "Wenn sie zu langsam wird."
- "Wenn jemand Wichtiges aus der Firma geht."
- "Wenn die Geschäftsführung sagt wir müssen was machen."
Alle drei sind zu spät. Die ersten zwei sind klar, die dritte
besonders gefährlich: bis die Geschäftsführung das Problem benennt,
ist es seit 18 Monaten da.
Hier sind die fünf Signale die ich tatsächlich nutze, um in 30
Minuten einzuschätzen ob eine Excel-Tabelle reif für Ablöse ist.
Alle messbar, keine "manchmal"-Antwort.
Signal 1: Dateigröße über 25 MB
Vorsicht: Dateiumfang ist das schlechte Maß (Datensätze, Spalten,
Sheets), Dateigröße ist das gute. Eine Excel-Datei mit 25+ MB
hat eines der folgenden:
- 50.000+ Datensätze pro Sheet (Excel selbst friert dann beim Filtern ein)
- Bilder oder Vektorgrafiken die als BLOBs drin liegen
- Schlimmer: eingebettete andere Excel-Dateien
- Am schlimmsten: bedingte Formatierungs-Regeln die sich über die letzten
5 Jahre angesammelt haben und ohne Aufräumen ungenutzt mitschleifen
Was es bedeutet: Excel hat sein eigenes Format überdehnt. Jeder
Speichervorgang dauert mehrere Sekunden, jeder Bildschirm-Refresh
ruckelt. Erfahrungswert: ab 25 MB schauen Mitarbeiter:innen lieber kurz
ins Outlook während die Datei lädt.
Was tun: Datei aufräumen ist erlaubt aber meist nur ein 6-Monats-
Aufschub. Dauerhafte Lösung: Daten in eine richtige Datenbank
verlagern, Excel nur noch als View benutzen (Power Query gegen SQL ist
für viele Mittelständler die richtige Brücke).
Signal 2: Mehr als 3 gleichzeitige Schreibzugriffe pro Woche
OneDrive und SharePoint können theoretisch mehrere User gleichzeitig
in einer Excel-Datei schreiben lassen. In der Praxis funktioniert
das bei mehr als 2-3 Personen pro Woche zuverlässig nicht —
spätestens bei der vierten Person gibt es regelmäßig:
- "Datei ist von $person geöffnet, bitte schließen Sie..."
- Verlorene Speichervorgänge (wer zuerst speichert gewinnt)
- Inkonsistente Sicht: Person A sieht Änderung X, Person B nicht
Was es bedeutet: ihr braucht Mehrbenutzer-Fähigkeit mit Transaktions-
Semantik. Excel gibt euch beides nicht. Das ist kein Schimpf gegen
Excel — es ist als Single-User-Tool gebaut, nicht als CRM-Backend.
Was tun: an dieser Stelle ist die Migration zu einer richtigen
Anwendung — egal ob Standard-CRM oder Custom-Web-App — kein "wäre
schön sondern" "haben wir schon vorgestern gebraucht". Konsens-Tipp:
Migration als 6-Monats-Projekt aufsetzen, nicht als 6-Wochen-Sprint.
Signal 3: Mehr als eine Formel die niemand mehr ändern darf
Ich nenne sie Tabu-Formeln. Das sind die Zellen mit Inhalten wie:
=WENN(VERWEIS(...);SUMMEWENNS(C:C;A:A;...;B:B;...);
WENNFEHLER(INDEX(MATCH(...));"prüfen!"))
— 150 Zeichen, drei Funktions-Ebenen tief, irgendwo eine Mischung aus
relativen und absoluten Referenzen, plus mindestens ein
Magic-String ("prüfen!", "manuell", "alt") dessen Bedeutung
nirgends dokumentiert ist.
Wenn es eine solche Formel gibt, ist das ein Warnzeichen. Wenn es
mehr als eine gibt: rotes Licht. Was du gerade siehst, ist
Software, die als Tabelle getarnt ist — geschrieben ohne Versionierung,
ohne Tests, ohne Code-Review, ohne Logging. Stell dir vor, eine
Software-Anwendung würde im Produktivbetrieb laufen ohne dass jemand
weiß was sie tut. Genau das passiert hier.
Was tun: die Formeln in einer Tabelle dokumentieren (Was tut
sie? Welche Zelle hängt davon ab? Wer hat sie wann geschrieben?),
dann schrittweise in nachvollziehbare Pivot-Tables, Power-Query-
Schritte oder echte Anwendungs-Logik überführen.
Signal 4: DSGVO-Auskunftsanfrage dauert mehr als 30 Minuten
Eine Bewerberin, ehemaliger Kunde oder eine Mitarbeiterin fragt
gemäß Art. 15 DSGVO: "Welche Daten haben Sie über mich gespeichert?"
Wenn die Antwort auf die Frage "wie lange dauert es das zu
beantworten?" mehr als 30 Minuten ist, hast du ein strukturelles
Problem. Konkret: die Daten sind über mehrere Sheets, Versionen
und parallele Files verteilt. Niemand hat einen Master-Search.
Was es bedeutet: ihr seid de facto nicht DSGVO-konform — das
Auskunftsrecht muss "unverzüglich" und vollständig erfüllt werden,
nicht "wenn wir das endlich gefunden haben". Bei einer
Beschwerde-Welle wird das zur teuren Übung.
Was tun: zentrale, durchsuchbare Datenhaltung ist hier nicht
mehr "wäre nett" sondern Compliance-Anforderung. Spätestens hier
ist eine Anwendung mit Audit-Log, strukturiertem Personen-Begriff
und Soft-Delete-Mechanik wirtschaftlich gerechtfertigt.
Signal 5: IT-Sicherheit verbietet euch was
Konkret: euer eigener Datenschutzbeauftragter, eine externe Audit-
Firma oder ein neuer Konzern-Kunde sagt "Wir können das so nicht
unterschreiben."
Beispiele aus echten Mandaten der letzten 18 Monate:
- Cyber-Versicherung verlangt nachweisbare Zugriffslogs auf
personenbezogene Daten — eure Excel-Datei kann das nicht liefern - Konzern-Kunde fordert SOC-2 Typ-2 Audit beim Lieferanten — Excel-
basiertes CRM fliegt sofort durch - ISO-27001-Zertifizierung im Haus — Excel mit DSGVO-Daten gilt
als nicht-konformes Subsystem
Was es bedeutet: die Excel-Tabelle ist nicht nur ein interner
Effizienz-Schmerz, sondern eine externe Blockade — sie verhindert
Aufträge, Versicherung, Compliance-Status. Der wirtschaftliche
Druck zur Ablöse ist plötzlich nicht mehr verhandelbar.
Was tun: an diesem Punkt ist die Frage nicht mehr "ob", sondern
"wie schnell und mit welchem Migrations-Pfad". Tipp: lieber 8 Wochen
Sauber-Plan als 4 Wochen Ad-hoc — denn der Migrations-Pfad muss
selbst auditierbar sein.
Wenn 2 oder mehr Signale zutreffen
Bei zwei Signalen: Plan machen. Bei drei und mehr: Plan machen und
umsetzen. Die Erfahrung sagt: jedes weitere Halbjahr Aufschub
verdoppelt typischerweise den späteren Migrations-Aufwand, weil die
Tabelle weiter wächst und die Anti-Pattern sich festfressen.
Wenn du in der Diagnose-Phase steckst und nicht weißt ob's sich für
euch lohnt — ein 30-Minuten-Sparring liefert dir eine ehrliche
Einschätzung. Ich sage dir auch wenn ich denke dass die Tabelle noch
zwei Jahre trägt; Custom Software ist nicht immer die Antwort.
— Bernhard