Es gibt diesen einen Moment im Mittelstand, der sich in jedem zweiten
Erstgespräch wiederholt: die Person gegenüber öffnet ihren Laptop, dreht
ihn um, und zeigt mir eine Excel-Datei. Drei oder vier Tabellenblätter.
Spalten mit Namen wie Telefon1, Telefon2, Mail-Privat, Mail-Job,
Notiz_alt, Notiz_neu. Im oberen Bereich eine bunte Legende mit acht
Farben, die niemand außer der Person die das angelegt hat versteht.
Und dann der Satz: "Das ist unser CRM. Funktioniert eigentlich. Aber
manchmal..."
Manchmal ist genau der Moment, um den's geht. An welchem Punkt wird
manchmal zu meistens? Dafür gibt es keine universelle Antwort, aber es
gibt 12 ziemlich verlässliche Signale.
Warum Excel als CRM überhaupt funktioniert
Nicht aus Versehen. Excel ist als CRM-Light bei kleinen Datenmengen
genuinely good: schnell zu öffnen, jeder kennt die Bedienung, kostet
nichts extra, lässt sich endlos anpassen. Bei 50 Kontakten und einer
Person die dranschreibt ist Excel die richtige Antwort.
Das Problem entsteht nicht durch ein einzelnes großes Ereignis,
sondern durch graduelle Drift über 2–4 Jahre:
- Datensätze wachsen von 50 auf 800
- Aus einem Mitarbeiter werden vier
- Aus einer Datei werden drei (Marketing, Vertrieb, AfterSales) plus
zwei Versionen pro Datei - Anforderungen wachsen ("können wir DSGVO-Auskünfte auch automatisch
erstellen?") - Tools rundherum ändern sich (OneDrive-Sync ersetzt Mail-Anhang, plötzlich
gibt's Lock-Konflikte)
An keinem einzelnen Punkt sagt jemand "jetzt reicht's". Es trägt einfach
nach und nach immer weniger.
3 Patterns aus echten Mandaten
Damit das nicht abstrakt bleibt — drei Situationen die in den letzten
24 Monaten exakt so passiert sind:
Pattern 1: Die Master-Tabelle, die nur einer versteht
B2B-Maschinenbau, 60 Mitarbeiter. Vertriebs-Innendienst (4 Personen)
arbeitet mit einer Excel-Datei mit 2.300 Kontakten. Eine Person — nennen
wir sie Frau M. — hat vor 6 Jahren die Formeln gebaut, die aus
Branche × Region × Umsatzklasse den Status "A-Kunde",
"Wachstum", "reaktiviere bei Gelegenheit" berechnen. Die Formel ist
mittlerweile 180 Zeichen lang und niemand sonst traut sich sie zu
ändern. Wenn Frau M. krank ist, friert die Kategorisierung ein.
Kipppunkt: als Frau M. ankündigt in 3 Monaten in Elternzeit zu
gehen, wird klar dass das gesamte Klassifizierungs-Wissen in einer
180-Zeichen-Formel steckt die sich noch nicht einmal jemand traut zu
kommentieren.
Pattern 2: Multi-User-Lock-Drama
B2B-Software, 35 Mitarbeiter. CRM-Datei liegt im SharePoint, vier
Vertriebsmitarbeiter:innen sollen gleichzeitig arbeiten können. Tun sie
auch — SharePoint kann das auf dem Papier. In der Praxis hat zweimal pro
Woche jemand die Datei mit "schreibgeschützt geöffnet (von $personX)"
vor sich. Die Hälfte der Aktualisierungen geht verloren weil "ich hatte
das gestern doch eingetragen?" sich nicht reproduzieren lässt.
Kipppunkt: ein verlorener 80.000-Euro-Lead, weil die Erinnerung
"Mitte Mai nochmal nachfassen" nie aus dem Lock-Konflikt rauskam.
Pattern 3: Datenintegrität ohne Wächter
Dienstleistung, 120 Mitarbeiter. Adresstabelle wird von Office, Marketing
und Buchhaltung gemeinsam gepflegt. Niemand hat je Pflicht-Dropdowns
eingerichtet, weil "wir wollen flexibel bleiben". Konsequenz nach drei
Jahren: dieselbe Firma steht als "GmbH", "gmbH", "GmbH.",
"Gesellschaft mbH" und "G.m.b.H." in der Datei — fünfmal,
Erinnerungs-Mails gehen fünfmal raus.
Kipppunkt: eine Kundin beschwert sich beim Geschäftsführer dass sie
diese Woche vier Werbe-Mails von der gleichen Firma bekommen hat.
Die 12 Signale — und ein fertiger Selbsttest
Damit du das in deinem eigenen Setup messen kannst, habe ich die 12
häufigsten Signale in einer kleinen Excel-Datei zusammengefasst.
Inklusive Dropdown-Validierung, Score-Formel und Auto-Empfehlung am
Ende. Fünf Minuten Selbsttest, ehrliche Antworten.
Excel-CRM-Audit-Checkliste
Die 12 Fragen in Kurzform:
- Mehr als 1.000 aktive Kontakte
- Gleichzeitige Mehrnutzer-Bearbeitung
- Datei wird per Mail verschickt statt zentral abgelegt
- Freie Eingaben ohne Dropdown-Pflicht
- Mehrfach-Felder (Telefon1, Telefon2, etc.)
- Letzter Konsistenz-Check > 3 Monate her
- Mehr als 5 Tabellenblätter im selben File
- Mehrere parallele Versionen
- Eine Formel die niemand mehr antastet
- Schon mal Korruption oder Datenverlust gehabt
- DSGVO-Anfragen schwierig zu erfüllen
- Mobiler Außendienst-Zugriff fehlt
Die Score-Auswertung sagt dir:
- 0–3: Excel reicht aktuell. Re-Audit in 6 Monaten.
- 4–7: An der Kippe. Plan machen.
- 8–12: Migration überfällig.
Was kommt nach Excel — und was nicht
Wenn der Score sagt "überfällig", ist die Versuchung groß, sofort eines
der bekannten Cloud-CRMs zu nehmen. HubSpot, Pipedrive, Salesforce.
Das ist oft die zweitbeste Antwort.
Die beste hängt von genau einer Frage ab: wie spezifisch sind eure
Prozesse? Wenn du als Mittelständler einen 0815-B2B-Vertrieb mit
Pipeline, Activity-Tracking und ein bisschen Reporting brauchst — dann
nimm Pipedrive oder Hubspot, fertig.
Wenn ihr aber Branchen-Spezifika habt — Maschinenbau-Konfigurations-
Listen, Förder-Programme die mit Kunden verknüpft werden müssen, eine
eigene Logik wie Service-Verträge gerechnet werden, dann passt ein
generisches CRM wieder genauso schlecht wie Excel: ihr verbiegt das
Tool zwei Jahre lang und sitzt am Ende wieder vor einer
nicht-tragenden Konstruktion.
Für diese Fälle ist eine schlanke Custom-Anwendung — kein
HR-Suite-Bloat, sondern eine Web-App mit den 6 Workflows die ihr
wirklich braucht — oft die richtige Antwort. Zwei bis drei Monate
Aufbau, danach läuft's. Und ihr habt die Daten, das Schema und die
Logik selbst in der Hand.
Was ich euch ehrlich nicht verkaufen will
Custom-Software ist nicht immer richtig. Wenn dein Mittelstand-Vertrieb
identisch funktioniert wie der von 5.000 anderen Mittelständlern,
ist Pipedrive die richtige Wahl. Bezahl die 50 Euro im Monat, importiere
deine Excel-Daten, lass das CRM seinen Job machen.
Wenn ihr aber eines der oben skizzierten Pattern lebt — Master-Tabelle,
Multi-User-Drama, Integritäts-Driften — und ein generisches CRM die
Komplexität nur in einen anderen Container verschiebt: dann lohnt sich
das Gespräch über eine maßgeschneiderte Anwendung.
Beides ist ehrliche Beratung. Welches der beiden bei euch zutrifft,
finden wir in einem 30-Minuten-Gespräch heraus.
→ 30 Min Klartext-Sparring, kostenfrei
— Bernhard